Mitarbeiter:in in der Administration (w/m/d)

• Einhaltung der Informationswege
• Aktive Teilnahme am Abteilungs- und Team-Jour fixe
• Einträge in die Schulungsdatenbank
• Bearbeiten der Anfragen zu den Fortbildungen und Ausbildungen
• Administration der Anmeldungen
• Begleitung der Kund:innen durch den Anmeldeprozess
• Einholen und Ablage der erforderlichen Dokumente
• Rechnungslegung an Kund:innen
• Kontrolle der Zahlungseingänge
• Ausstellen von Anmeldebestätigungen, Antrittsbestätigungen und diversen weiteren Dokumenten zur Vorlage bei Finanzamt, WAFF, AMS, und div. Behörden
• Vorbereiten der administrativen Dokumente der Aus- und Fortbildungen
• Eingabe und Ablage der Anwesenheits-, Mitarbeits- und Zeiterfassungslisten
• Erstellung und Versand der Honorarnoten anhand der Zeiterfassungslisten
• Kontrolle der retournierten Honorarnoten und Weiterleitung an die Buchhaltung
• Erstellen von Fortbildungsbestätigungen, Zeugnissen, MPG-Bestätigungen, Erste-Hilfe-Bestätigungen, etc.
• Administrative Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Prüfungen
• Digitale Archivierung aller Dokumente
• Unterstützung bei der Aktualisierung digitaler Lern- und Lehrunterlagen
• Erstellen von Statistiken (intern und Statistik Austria)
• Kontrolle der delegierten Aufgaben an untergeordnete Stellen
• Div. unterstützende Assistenztätigkeiten auf Anweisung des/der Vorgesetzten
• Fallweises Heranziehen zu situativ anfallenden Tätigkeiten im Gesamtbereich des Samariterbundes Wien (GmbHs, LV, Gruppen), in Absprache mit der Teamleitung

• Selbstständiges Abarbeiten von einmaligen und wiederkehrenden Tätigkeiten
• Ausgeprägte Kund:innenorientiertheit
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgezeichnete Rechtschreibkenntnisse
• Gute MS Office-Kenntnisse (Excel und Word
• Von Vorteil:
  • Medizinisches Interesse

• Langfristige und abwechslungsreiche Tätigkeit mit Wachstumspotenzial
• Sinnstiftende Tätigkeit in einer gemeinnützigen Organisation
• Vielfältige und spannende Projekte mit hoher Eigenverantwortung
• Flexible Arbeitszeit
• Gute öffentliche Erreichbarkeit

Entlohnung nach dem SWÖ-KV 2024 Verwendungsgruppe 4, je nach Vordienstzeiten mindestens brutto € 2.337,60 bei 37 Wochenstunden.

Dienstzeiten: Mo – Do 7.30 – 16.00 Uhr, Fr 07.30 – 13.00 Uhr
Dienstort: 1120 Wien

Falls dich diese anspruchsvolle Aufgabe in einem sensiblen Arbeitsgebiet interessiert, freuen wir uns auf deine aussagekräftige Bewerbung. Deine Bewerbungsunterlagen (inklusive Lebenslauf und Motivationsschreiben) sende bitte ausschließlich per Mail an: [email protected] 

Wir freuen uns darauf, dich kennen zu lernen!